5 août 2016

Publier un événement

Il y a deux moyens de publier des événements sur l’agenda du Connecteur:

  1. pour des publications (très) ponctuelles, vous pouvez utiliser le formulaire de publication rapide
  2. pour des publications plus régulières, nous vous conseillons de créer un compte (voir cette page) puis de publier des événements à partir de ce compte

Les deux méthodes sont décrites ci-dessous.

Première méthode: utilisation du formulaire de publication rapide

Cette méthode est conseillée pour les organisateurs exceptionnels d’événements.

Chaque fois que notre agenda est affiché, vous trouverez en haut à droite de la liste un bouton rouge “Proposer votre événement”. En cliquant dessus, vous afficherez un formulaire vous permettant de saisir un événement sans avoir à créer de compte.

Merci de remplir tous les champs requis. La publication est soumise à validation de notre part, les règles de publication étant indiquées dans le lien idoine en bas de formulaire. Nous nous réservons le droit de refuser la publication d’événements qui n’entrent pas dans le cadre de l’agenda.

Seconde méthode: publication à partir d’un compte existant

Cette méthode est conseillée pour les organisateurs réguliers d’événements – à partir de une fois par an.

Si vous n’avez pas encore créé de compte, merci de visiter d’abord cette page.

Si votre compte est créé, activé et renseigné, voici la marche à suivre pour publier un événement:

  1. identifiez-vous sur le site du Connecteur (votre identifiant et mot de passe vous ont été fournis par le Connecteur, n’hésitez pas à nous les redemander en cas d’oubli par un mail ou via le formulaire de contact);
  2. créez un nouvel événement dans le menu de gauche, en cliquant sur “Evénements” puis sur “Ajouter Nouveau”. Notez que vous pouvez dupliquer un événement existant et le modifier, si le nouvel événement est similaire à un autre (cliquez sur le menu “Evénements” puis “Tous les événements”, et passez la souris sur le nom de l’événement à dupliquer. Une liste d’options apparaît alors, choisissez “Cloner vers brouillon”). Vous allez renseigner les éléments constitutifs de l’événement;
  3. Nom de l’événement: il doit être court, clair et impactant. Il sera mis en avant sur la liste des événements et en sera la partie la plus visible (avec un visuel éventuel);
  4. Informations temporelles: elles définissent le “temps” de l’événement (date, heure début et fin, répétition éventuelle) dans l’onglet “Date et heure de l’événement”. Ces données sont similaires à celles d’agendas classiques type Google;
  5. Lieu de l’événement: dans l’onglet “Détails du lieu de l’événement”. Là, deux solutions sont possibles:
    • soit vous choisissez un lieu déjà enregistré dans la liste déroulante “Select Venue”. Les autres champs seront automatiquement remplis (nous vous recommandons de cocher “Montrer le plan”). C’est la meilleure solution car elle utilise d’autres informations pré-remplies par le propriétaire du lieu, comme une image d’illustration ou un téléphone de contact;
    • soit vous renseignez un nouveau lieu, en indiquant son nom et son adresse. L’adresse doit être reconnue par le système et le plan doit se mettre à jour. Nous vous recommandons de cocher “Montrer le plan” pour plus de lisibilité.
  6. Informations de prix et d’inscription: dans l’onglet “Prix et tickets de l’événement”. Simplement:
    • si votre événement nécessite une inscription (indépendamment du fait d’être payant ou non), par exemple si le nombre de places est limité, et/ou si vous souhaitez savoir qui prévoit d’y participer, vous pouvez créer une procédure d’inscription gratuite sur un site tel que Eventbrite ou Meetup par exemple. Une fois l’événement créé sur un de ces sites, cochez la case “External Tickets” et copiez-collez l’adresse web obtenue dans le champ “Registration URL” (nous vous recommandons également de préciser dans le texte descriptif que l’événement est sur inscription). Si l’événement ne nécessite pas d’inscription, laissez la case “No Tickets” cochée;
    • si votre événement est payant, décochez la case “Free Event” et indiquez le coût (montant et unité monétaire). La notion de prix est déconnectée de la notion d’inscription (un événement peut être payant sans pour autant nécessiter d’inscription préalable);
  7. Informations de l’organisateur: dans l’onglet éponyme. Ces éléments sont facultatifs: nom de contact, téléphone, mail.. Le mail sera un hyperlien (envoyant sur la rédaction d’un e-mail au contact indiqué). Attention: un bug empêche l’utilisation du champ “URL du site web”, merci de ne pas l’utiliser pour l’instant
  8. Description de l’événement: dans le bloc de saisie sous les principaux onglets. Vous pouvez ici saisir deux types de contenus, tous étant fortement recommandés:
    • une image illustrative de l’événement. Pour ce faire, ne copiez-collez pas d’image mais utilisez le bouton “Ajouter un média”, au-dessus à gauche de la zone de saisie. Une nouvelle fenêtre “Insérer un média” s’ouvre: vous pouvez choisir une image publique de l’onglet “Bibliothèque de médias”, ou cliquer sur l’onglet “Envoyer des fichiers” et transférer une image en format JPEG ou PNG de votre provenance. Vous pouvez ensuite préciser le titre, la légende, etc. de la nouvelle image dans la Bibliothèque, avant de cliquer en bas à droite sur le bouton bleu “Insérer dans l’article”. Si vous ne renseignez pas d’image mais avez indiqué un lieu pré-enregistré (“Venue”), ce sera l’image par défaut du lieu qui sera utilisée.
    • un texte descriptif de l’événement, qui apparaîtra de manière tronquée (230 premiers caractères environ) sur les fiches en mode “Posterboard”, et intégralement sur le détail de l’événement. Notez que, si vous insérez plusieurs images (en utilisant le bouton “Ajouter un média”, voir point précédent), seule la première image sera utilisée dans la liste sommaire des événements, les autres images n’apparaissant que dans la fiche détail. Enfin, si vous maîtrisez le langage HTML, vous pouvez modifier le code de ce texte descriptif avec l’onglet “Texte” en haut à droite de la zone de saisie, mais ce n’est pas recommandé (WordPress ayant ses propres règles).
  9. Gestion des commentaires: dans le bloc “Discussion” tout en bas. Par défaut, les commentaires sont désactivés. Cochez la case “Autoriser les commentaires” pour les activer. N’importe quel utilisateur inscrit sur le site pourra déposer un commentaire, qui apparaîtra automatiquement de manière publique. Vous pourrez les modérer a posteriori (suppression, classement indésirable, réponse …) sur la page descriptive de l’événement, côté administration.
  10. Indexation de l’événement: à l’aide des blocs “Catégories” et “Mots-clés” qui se situent à droite. Ces informations sont très importantes pour classer l’événement à la fois par organisateur, type d’événement et thématique abordée.
    • la catégorie indique qui organise l’événement. Elle doit être saisie à la main. Simplement, cochez la case correspondant à votre compte
    • les mots-clés fournissent des informations complémentaires mais très utiles, bien que moins formatées que la catégorie. Sur le site du Connecteur, les mots-clés recoupent à la fois des thématiques (par exemple “business”, “agilité”, “financement”, “lean startup” …) et des types d’événements (par exemple “apéro”, “informel”, “conférence”, “pitch” …). Attention: si vous pouvez créer un nouveau mot-clé, il est important de ne pas doublonner un mot-clé existant, surtout s’il existe plusieurs orthographes (ainsi, “startup” et “start-ups” peuvent recouper la même thématique mais vont complexifier la recherche). C’est pourquoi nous vous recommandons fortement de choisir d’abord dans les mots-clés existants soit en cliquant sur “Choisir parmi les étiquettes les plus utilisées”, soit en entrant quelques caractères dans la zone de saisie et en laissant le système vous proposer les mots-clés correspondants. Si vous ne trouvez pas votre bonheur ainsi, libre à vous de proposer un nouveau mot-clé. Les mots-clés sont bien sûr modifiables par la suite (utilisez la petite croix grise devant chaque mot-clé pour le supprimer de votre sélection).
  11. N’oubliez pas de déterminer la publication de l’événement, dans le bloc “Publier” en haut à droite:
    • soit en publiant immédiatement l’événement (bouton bleu “Publier”);
    • soit en laissant l’événement en mode brouillon (bouton gris “Enregistrer brouillon”). Vous pourrez le publier manuellement plus tard, mais pour l’instant l’événement reste invisible !
    • soit en programmant une publication ultérieure (lien “Modifier” à côté du texte “Publier tout de suite”). Indiquez la date et l’heure de publication, cliquez sur “OK” puis validez en cliquant sur le bouton bleu “Planifier”. La publication se fera automatiquement à la date et heure précisées, à 5 minutes près (un “script robot” se chargeant de vérifier toutes les 5 minutes les posts planifiés et non publiés).

A tout moment, vous pouvez cliquer sur le bouton “Aperçu” (ou “Prévisualiser les modifications”) dans le bloc “Publier” en haut à droite pour voir un rendu temporaire de la fiche descriptive de votre événement, telle qu’elle sera publiée sur le site du Connecteur. Fermez simplement le nouvel onglet généré pour revenir à la modification de l’événement.

D’une manière générale, merci de ne pas utiliser les liens et boutons présents sur le site mais non décrits ici (comme la Visibilité, l’Image à la Une, les Champs personnalisés, ou encore le bouton “Add Portfolio Gallery”).

Outre la présentation de l’événement, nous nous permettons d’insister sur la catégorie et le/les mot(s)-clé(s). En effet, l’intérêt de cet agenda partagé est que chaque membre de l’écosystème peut puiser librement dedans, et par exemple choisir d’afficher sur son site tous les événements labellisés “numérique”, “start-ups”, etc. quel qu’en soit l’organisateur. Si vous ne renseignez pas suffisamment ces informations, votre événement ne sera pas repris sur des sites tiers.

Vous pouvez visualiser, modifier ou supprimer des événements que vous avez publiés de la même manière, en vous identifiant sur le site et en cliquant sur “Evénements” puis sur “Tous les événements”. Chaque événement existant propose des liens de modification et de suppression (mise à la corbeille).

Notez enfin que vous pouvez facilement partager la fiche de cet événement, sur un site web, un mail ou les réseaux sociaux, en utilisant le “permalien” qui est indiqué juste sous le champ du nom de l’événement (permalien que vous pouvez également modifier)


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